La planificación adecuada de las rutas en Excel puede ayudar a los repartidores a hacerles llegar los pedidos de sus clientes mucho más rápido y con menos problemas, lo que maximiza la satisfacción de los empleados y los clientes al mismo tiempo.

Este artículo le proporcionará una forma sencilla de trazar, planificar y organizar sus rutas de entrega para que su empresa pueda realizar envíos a tiempo, cumplir con los plazos y prosperar.

Vamos a desglosar todo el proceso paso a paso, utilizando Shipday y Excel, para que puedas armar rápidamente el planificador, optimizar tus rutas y volver a construir tu negocio.

Primero, revisemos algunas de las cosas que debemos tener en cuenta al planificar una ruta de entrega y en qué debemos pensar al optimizar ese plan.

¿Cómo planificas una ruta de entrega?

Su empresa debe tener en cuenta varios factores cuando planificar una ruta de entrega incluidos los tipos y capacidades de los vehículos, las preferencias de los clientes, el tiempo de viaje y los costos de viaje.

Veamos cada una de ellas con más detalle:

• Tipos y capacidades de vehículos

Debe considerar qué tipo de vehículos tiene en su flota y si pueden transportar o no la cantidad de envíos que tiene para ellos en esa ruta.

• Preferencias de los clientes

Dependiendo de cuándo tus clientes quieran recibir su pedido y de cómo quieren que se entregue, es posible que tengas que ajustar la ruta de entrega de acuerdo con esas preferencias.

Por ejemplo, si un producto debe llegar a un cliente en un momento determinado, es posible que tengas que ajustar la ruta para que se ajuste a las necesidades del cliente.

• Tiempo de viaje

La duración del viaje es otra consideración valiosa. Si sabes que un conductor va a estar todo el día fuera en una ruta determinada, debes tener en cuenta ese tiempo de conducción a la hora de asignar otras rutas.

• Coste del viaje

El costo es un factor importante en la planificación y ejecución de una ruta de entrega adecuada. Debes planificar las rutas que sean más rentables, es decir, aprovechar la ubicación del conductor para entregar tantos pedidos como pueda en esa localidad en particular antes de pasar a otra.

¿Cómo se optimiza una ruta?

Ordenar y planificar las rutas óptimas implica sopesar cada factor que pueda afectar a la ruta y, a continuación, planificar la forma más rápida, corta y rentable de llevar el producto a su destino final.

Por ejemplo, puede pensar que una ruta corta le ahorrará tiempo, pero la ruta más corta no siempre es la más rápida. A veces, conducir por una autopista, aunque haya más distancia entre un lugar y otro, es más rápido que recorrer las concurridas calles de la ciudad

Tener en cuenta la ruta completa con las múltiples rutas diarias que ha programado durante un día requiere planificación. Aquí es donde entran en juego Excel y Shipday.

¿Cómo se crea una ruta en Excel?

Crear una ruta en Excel implica completar información vital como la información de contacto del cliente, la fecha y hora de la entrega y la cantidad total de artículos que entregará el conductor.

Shipday facilita la optimización de rutas. El software de optimización de rutas de Shipday no solo te ayuda a crear tu planificador de rutas en Excel, sino que también te ayuda a optimizar tus rutas.

Si aún no lo has hecho, regístrate para obtener tu cuenta gratuita de Shipday o inicia sesión en una cuenta existente.

Genial, ¡bienvenidos a bordo!

Ahora te mostraremos cómo descargar tu hoja de Excel para pedidos al por mayor, rellenarla y volver a subirla a tu cuenta de Shipday. Si estás probando Shipday por primera vez, puedes usar el archivo de muestra para esta demostración. De lo contrario, si ya tienes pedidos cargados, planifiquémoslos.

1. Elige la opción Solo entrega en Shipday

Antes de empezar, asegurémonos de que tu tipo de negocio está configurado correctamente para usar la función de optimización de rutas. Haz clic en el círculo de la esquina superior derecha y ve a Configuración.

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En Configuración empresarial, consulta el tipo de empresa.

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Verás dos opciones: Recogida y entrega o Solo entrega. Deberás elegir Solo entrega e introducir el número de teléfono y la dirección de tu empresa. La entrega solo significa que tu conductor siempre y solo recoge los pedidos en tu ubicación. Esto puede ser para restaurantes, para la preparación de comidas o para entregas de comercio electrónico.

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Suponemos que la ruta comenzará y terminará en el mismo lugar, que es la dirección de su empresa. Los conductores recogerán el pedido, lo entregarán al cliente y, a continuación, volverán a tu casa para recoger más pedidos.

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La optimización de rutas solo funcionará correctamente si estás configurado como una empresa que solo realiza entregas y completas tu información. Asegúrate de guardar la configuración en la parte inferior.

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2. Descargue su hoja de Excel masiva

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Ahora está listo para descargar la hoja de Excel de sus pedidos al por mayor. Para ello, haga clic en la pestaña de pedidos y, a continuación, en el botón de carga de Excel.

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3. Complete su planificador de rutas en Excel

Una vez que esté en la pantalla, haga clic en descargar, esto descargará la hoja de Excel a su computadora. Cuando abras el archivo, tendrás que rellenar varias columnas.

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Entre ellos se incluyen los siguientes:

• El número de pedido, que quieres hacer diferente para cada cliente.
• Información de contacto del cliente, incluido el correo electrónico (opcional), el nombre y el teléfono.
• La columna de la dirección de entrega (si estás fuera de EE. UU., añade tu país aquí)
• La fecha y hora de entrega (opcional)
• El número total de artículos. Si tiene una empresa de preparación de comidas, simplemente puede incluir la preparación de comidas para cada pedido. Ten en cuenta la capacidad de los coches de tus conductores. Si tu conductor solo tiene espacio suficiente para 10 cajas, eso te ayudará a entender el precio total. Esta información es necesaria para subirla a Shipday.
• La pestaña de instrucciones de entrega. Aquí es donde pondrás un número de apartamento, un código de acceso, una llamada cuando llegues o algo parecido.

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Ahora veamos qué aspecto debe tener un formulario de pedido completado. Como puedes ver a continuación, el encabezado de cada columna contiene información completa, excepto el correo electrónico del cliente y el tiempo de entrega. Ambas pestañas son opcionales y no son necesarias para que tu pedido se cargue correctamente en tu cuenta de Shipday.

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4. Complete su planificador de rutas más rápido

Una forma fácil de rellenar rápidamente esta hoja de Excel es copiar y pegar información similar en todos tus pedidos. Por ejemplo, si la fecha de entrega es la misma para todos los pedidos, puedes escribir esa fecha en las dos primeras filas. Tienen que estar en ambas filas o no funcionará.

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Haga clic en el primero, mantenga presionada la tecla Mayús, haga clic en el segundo y arrastre ese pequeño signo más hasta el final de la lista. Esto copiará y pegará la fecha en cada pedido y te ahorrará tiempo. Puedes hacer lo mismo con la descripción del artículo y con cualquier otra columna.

5. Sube tu planificador de rutas a Shipday

Asegúrate de volver a la página de carga de pedidos en bloque. Ve a la pestaña Pedidos y haz clic en el botón de carga de Excel. Una vez que estés en esta pantalla, haz clic en subir y busca el archivo que acabas de crear. Pulsa guardar y tu hoja de Excel empezará a cargarse en tu cuenta de Shipday. Esto solo debería tardar aproximadamente un minuto después de que hayas subido correctamente tu hoja de pedidos al por mayor.

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6. Mira tus pedidos

En la pestaña Pedidos, ahora puedes ver algunas cosas diferentes: el nombre del cliente, la distancia desde tu empresa y los detalles específicos del pedido. En los detalles del pedido, puedes ver toda la información de ese pedido y cualquier instrucción de entrega específica extraída de las columnas de tu planificador de rutas de Excel.

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También en la esquina superior izquierda, puedes seleccionar todos los pedidos y asignarlos a un conductor o eliminarlos. También puedes hacerlo haciendo clic en ellos de forma individual.

¿Cómo optimizar las rutas en un planificador de rutas de Excel?

Para optimizar las rutas que incluyes en tu planificador de rutas de Excel, usa Shipday para activar la configuración de optimización de rutas, crear rutas en el mapa interactivo y asignar esas rutas a los conductores.

La optimización de rutas es difícil de lograr. Es un problema con el que los matemáticos han luchado durante mucho tiempo. Teniendo en cuenta las distintas direcciones en las que tienes que hacer entregas y las diferentes distancias que hay entre estos destinos, ¿cómo puedes encontrar la ruta más corta o con la menor cantidad de tiempo de viaje para tus conductores?

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Como verás, Shipday resuelve este problema al hacer que dibujes un clúster alrededor de las direcciones que deseas convertir en una ruta en un mapa interactivo. Una vez definido el clúster, nuestro software puede encontrar fácilmente la secuencia óptima para que sus conductores entreguen dentro de cada grupo.

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¿El resultado de la optimización de rutas de Shipday? Nuestra optimización de rutas te ahorra tiempo y dinero y hace que los envíos lleguen a sus destinos más rápido. Con Shipday, su empresa reduce aspectos como el tiempo de viaje y el uso de vehículos y gasolina, y aumenta la eficiencia de los empleados y la satisfacción de los clientes.

Y Shipday hace que este proceso de optimización sea muy sencillo. Averigüemos cómo y optimicemos nuestra primera ruta.

1. Ir al mapa en Shipday

Si vas al mapa, podrás ver todos los destinos de tus pedidos.

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El alfiler naranja es el lugar de recogida (tu empresa) y las burbujas rojas son los lugares de entrega (tus clientes).

2. Activa la configuración de optimización de rutas

Haz clic en la configuración y baja hasta que veas la opción de enrutamiento. Vamos a activarlo

Puede optimizar por distancia o tiempo de viaje. Después de configurar la configuración de rutas, asegúrate de ir al final y hacer clic en Guardar. A continuación, vuelve al mapa y podrás empezar a crear rutas.

3. Crear clústeres de rutas

Deberían aparecer dos herramientas en la parte superior del mapa ahora que tienes activada la optimización de rutas. La primera es la herramienta manual, que solo te permite moverte por la pantalla. La segunda herramienta es la herramienta de formas, que te permitirá añadir pequeños puntos para crear un grupo de rutas.

Si quieres crear una ruta para estos pedidos en la parte superior izquierda, debes colocar puntos alrededor de ellos. Asegúrate de conectar todos los puntos, especialmente el último.

Debe tener una forma cerrada para que esto funcione. Como puede ver, cuando cree este clúster, aparecerá este cuadro. Muestra la longitud de la ruta, el tiempo estimado que tardará en entregarse cada pedido, el número total de pedidos y el nombre del conductor. Aún no hemos asignado ningún conductor a este clúster. Hagámoslo ahora.

4. Asigne a sus conductores a una ruta

Al hacer clic en uno de los destinos, aparece un cuadro que le pide que asigne un conductor. Haz clic en Asignar y verás una lista de los conductores disponibles.

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Cuando un círculo se vuelve azul, significa que has asignado al conductor a ese destino. Haz clic en uno de estos círculos azules y verás el nombre del conductor.

5. Optimiza la ruta en la aplicación Shipday del conductor

Recomendamos a tus conductores que activen la aceptación automática de pedidos para que, cuando les asignes varios pedidos a la vez, no tengan que aceptar cada uno de forma manual.

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En la aplicación, el conductor puede encontrar la aceptación automática de pedidos haciendo clic en el menú de hamburguesas y, a continuación, yendo a Ajustes > Preferencias. Haz clic en el botón para que se ponga verde.

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El conductor también debe hacer clic en el botón superior derecho y elegir Optimizar ruta. Esto cambiará la lista para que los pedidos se optimicen y coincidan con lo que ves en la página del mapa del día del envío.

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El conductor puede encontrar Optimizar ruta accediendo a las opciones de ruta aquí:

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Luego, deben elegir Optimizar ruta en el menú emergente.

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Desde esa misma pantalla, también recomendamos que el conductor envíe una notificación al cliente para que este pueda esperar su llegada. Inmediatamente, el cliente recibirá un mensaje de texto.

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Les proporcionará un enlace a una página de seguimiento con un tiempo de entrega estimado y la opción de llamar o enviar un mensaje de texto al conductor.

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Con eso, la optimización está completa y está listo para los negocios.

Conclusión

¡Felicidades! ¡Has creado correctamente un planificador de rutas en Excel y lo has optimizado con Shipday!

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Ya sea que tengas un equipo de repartidores o solo un conductor individual, Shipday ofrece funciones esenciales y avanzadas para hacer avanzar tus entregas locales, dar a conocer tu marca a tus clientes y ofrecerles un proceso de entrega que les encantará.

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Obtenga más información sobre cómo nuestra sólida herramienta de planificación de rutas puede ayudarlo al suscribirse a uno de nuestros webinars en vivo donde analizaremos casos de uso, compartiremos algunas de las historias de éxito de nuestros clientes y te ofreceremos una demostración en vivo del producto Shipday.

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